Vanaf de jaarvergaderingen van 2023 van beide verenigingen is hard gewerkt aan het fusievoorstel voor de Fusie van KAV Holland en AV Haarlem tot Haarlem atletiek. Een fusie is een formele gebeurtenis waarbij diverse stappen na elkaar in gang dienen te worden gezet. Het doel is om de leden van beide verenigingen te laten stemmen over de voorgenomen fusie op basis van dit fusievoorstel in september 2024. Daarvoor dienen de een aantal stappen genomen te worden, te beginnen met de publicatie van dit fusievoorstel, op 23 juni 2024.
Het betreft de volgende documenten:
- Inleidende brief fusievoorstel KAV – AVH
- Fusievoorstel samenvatting op één A4 9 (Overzicht van de fusie op 1 A4’tje)
- Fusievoorstel V2.0 (Alle voorstellen (18 stuks) en de juridische procedure)
- Fusievoorstel V2.0 bijlagen (Als je meer wilt lezen over de voorstellen, een aantal tabellen ter verdieping en nog wat info)
- Bijlage A bij voorstel 7: jaarrekeningen en begroting 2024 (de financiële situatie en ledenaantallen per categorie van beide verenigingen)
- Bijlage B bij voorstel 7: financiële balans (de het eigen vermogen van beide verenigingen)
- Bijlage bij voorstel 9: concept statuten Haarlem Atletiek (de formele regels in de vereniging, nodig voor de fusie bij de notaris)
- Bijlage bij voorstel 15: stichting ter stimulering van de Haarlemse Atletiek (gezamenlijke stichting)
- Veel gestelde vragen FAQ V4 (nieuwe versie van “veel gestelde vragen” nav. de info-weken in mei)
Het voorstel is vanaf 23 juni openbaar en leden kunnen feedback op de teksten geven. Dat kan t/m 15 juli. Hierna zal de fusiecommissie samen met de klankbordgroep de reacties verwerken en een definitief voorstel produceren. Dit voorstel is de basis voor de Bijzondere Ledenvergadering die beide verenigingen zullen houden. Hierin zal worden gestemd over het voorstel tot fusie. De datum wordt later bepaald.
We begrijpen dat het heel veel tekst is en wellicht vragen oproept. We hebben daarom een ZomerBorrel met gelegenheid tot vragen gepland op vrijdag 5 juli om 20.00 uur op onze eigen atletiekbaan. Tevens is er de mogelijkheid om de vorderingen op onze nieuwe baan te zien.
Procedure van feedback en afronding fusievoorstel
We geven alle leden de mogelijkheid om binnen 3½ week (t/m 15 juli) te reageren op de voorstellen.
De procedure is als volgt:
- Stuur een e-mail met je reactie naar bert.boesten@avhaarlem.nl
- Geef aan of het een vraag, een tekstuele suggestie of een inhoudelijke suggestie is.
- Zet daarin je naam, het document met bladzijdenummer en je vraag of reactie.
- Op 16 juli worden alle reacties gerubriceerd. Tekstuele reacties worden snel overgenomen. Voor de vragen en inhoudelijke suggesties zullen we op 17 juli met de klankbordgroep overleggen wat we wel of niet zullen overnemen en wat de reactie is. We passen het voorstel dan eventueel nog aan.
- De besturen beslissen uiteindelijk over de definitieve versie V3.0.
- Het definitieve voorstel wordt gepubliceerd inclusief wat we met de reacties van de leden hebben gedaan.
- Hierna gaat het voorstel naar de notaris en kunnen de besturen de Bijzondere Ledenvergaderingen uitschrijven.
Nota bene: om de reacties goed te kunnen verwerken verzoeken we jullie om het uitsluitend per mail (zoals hierboven beschreven) te doen.
Veel succes met lezen,
Besturen AV Haarlem en KAV Holland.
