Bijzondere Algemene Leden Vergadering inzake fusie

Save the date: 3 december 20u Bijzondere Algemene Leden Vergadering inzake fusie

In de vorige update betreffende het fusietraject hebben we aangegeven waar we stonden en wat er op het programma staat (zie ook nieuwsbrief van november). Inmiddels hebben we de informatieavonden achter de rug en er is met name veel belangstelling voor ons toekomstig tenue en het logo.

Vanuit de besturen en de fusiecomissie zijn wij verheugd dat we nu een volgende stap kunnen gaan zetten in het fusietraject: een besluit nemen over het fusievoorstel hoofddocument V3.0.

Daarom willen we je graag uitnodigen voor de: Bijzondere Leden Vergadering (BLV)

Wanneer
Dinsdag 3 december 2024, aanvang 20:00 uur KAV Holland
Locatie: Kantine atletiekbaan

Agenda
Op de agenda staat slechts één agendapunt, namelijk het Besluit Voorstel tot Fusie. Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming. Als dit voorstel wordt aangenomen gaan AV Haarlem en KAV Holland in januari 2025 verder als één vereniging (exacte datum nader te bepalen): Haarlem Atletiek.

Hierna vind je de de uitgebreide procedure van de BLV’s en de stemming met volmachten, stemgerechtigden en uitnodiging.

Procedure voor de stemming

In hoofdlijnen

• Om zo’n besluit te nemen stellen de statuten (zowel die van AV Haarlem als KAV Holland dat er tenminste 3/4 van de leden van de vereniging aanwezig moeten zijn of vertegenwoordigd moeten zijn. Dat betekent dat per vereniging ongeveer 315 (KAV Holland) of 257 (AV Haarlem) leden aanwezig moeten zijn. De kans is niet heel groot dat dit gebeurt. In zo’n situatie kan er dan geen besluit genomen worden. De procedure volgens de statuten is dan dat er op dat moment een nieuwe BLV wordt uitgeschreven. De datum hiervan zal, in dat geval, direct na de eerste BLV worden aangekondigd. Wij adviseren onze leden om dinsdagavond 17 december 2024 KAV Holland vrij te houden.
• Het fusievoorstel is één geheel, er kan niet over delen van het voorstel gestemd worden.
• Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming. Het besluit tot fusie behoeft ten minste 2/3e van de uitgebrachte stemmen.
• Een stemgerechtigd lid kan voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van een ingevuld volmachtbewijs.
• Stemrecht hebben KAV Holland-leden vanaf 16 jaar en ouder en AV Haarlem-leden vanaf 16 jaar en ouder. Voor leden die jonger zijn dan 16 jaar, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.
• Aangezien we willen voorkomen dat de uitslag van de ene vereniging een invloed heeft op het stemgedrag van de andere vereniging worden de stemmen van AV Haarlem apart maar wel op dezelfde avond van de laatste BLV (17 dec) rond 22.10 geteld. Na de telling wordt de uitslag direct via een nieuwsbrief en website in de 2 verenigingen bekend gemaakt.

Bijlagen

1. Fusievoorstel hoofddocument V3.0
2. Statuten van de nieuwe vereniging Hiernaar wordt in het voorstel verwezen. Bij het opstellen van de statuten zijn de modelstatuten van de Atletiek Unie als uitgangspunt genomen.
3. Procedure voor de stemming
4. Volmachtbewijs voor BLV KAV Holland
5. Ter informatie alle eerder verstrekte informatie over de fusie is te vinden op Fusie-overleg – KAV Holland.

Mochten er vragen zijn over de fusie in het algemeen, vraag het Bert Boesten via bert.boesten@avhaarlem.nl

Met sportieve groet,

Het bestuur van AV Haarlem en KAV Holland